Региональное
Законодательство
Саратовской области

Постановление Избиркома Саратовской области от 06.03.2014 N 74/5-5 "О примерных формах документов, регламентирующих организацию делопроизводства территориальных избирательных комиссий Саратовской области"

ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 6 марта 2014 г. № 74/5-5

О ПРИМЕРНЫХ ФОРМАХ ДОКУМЕНТОВ,
РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИХ ОРГАНИЗАЦИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ИЗБИРАТЕЛЬНЫХ КОМИССИЙ САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

В соответствии с подпунктом "ж" пункта 10 статьи 23 Федерального закона "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации" избирательная комиссия Саратовской области постановляет:
1. Утвердить Примерную инструкцию по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии согласно приложению № 1.
2. Утвердить Примерную номенклатуру дел территориальной избирательной комиссии согласно приложению № 2.
3. Утвердить Примерное положение о работе с архивными документами территориальной избирательной комиссии согласно приложению № 3.
4. Утвердить Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии территориальной избирательной комиссии согласно приложению № 4.
5. Предложить территориальным избирательным комиссиям принять соответствующие документы, регламентирующие организацию делопроизводства, до 21 марта 2014 года.
6. Направить настоящее постановление в территориальные избирательные комиссии Саратовской области.
7. Признать утратившими силу:

пункты 1 - 4, 6 - 7, 9 постановления избирательной комиссии Саратовской области от 27 августа 2009 г. № 01-09/57-П "О типовых документах, регламентирующих организацию делопроизводства территориальных избирательных комиссий Саратовской области";
пункт 1 постановления избирательной комиссии Саратовской области от 26 февраля 2010 г. № 01-06/15-П "О внесении изменений в постановление избирательной комиссии Саратовской области от 27 августа 2009 г. № 01-09/57-П "О типовых документах, регламентирующих организацию делопроизводства территориальных избирательных комиссий Саратовской области";
пункт 1 постановления избирательной комиссии Саратовской области от 22 апреля 2010 г. № 01-06/35-П "О внесении изменения в постановление избирательной комиссии Саратовской области от 27 августа 2009 г. № 01-06/57-П";
пункты 1, 2 постановления избирательной комиссии Саратовской области от 25 августа 2010 г. № 01-06/67-П "О внесении изменений в некоторые постановления избирательной комиссии Саратовской области".
8. Опубликовать настоящее постановление в установленном порядке.
9. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на секретаря избирательной комиссии Саратовской области Бурмака А.В.

Председатель
избирательной комиссии Саратовской области
П.Г.ТОЧИЛКИН

Секретарь избирательной
комиссии Саратовской области
А.В.БУРМАК





Приложение № 1
к постановлению
избирательной комиссии Саратовской области
от 6 марта 2014 г. № 74/5-5

ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ТЕРРИТОРИАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ

1. Общие положения

1.1. Примерная инструкция по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии (далее - Инструкция) устанавливает порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в территориальной избирательной комиссии (далее - территориальная комиссия).
Порядок работы с электронными документами, документами по ведению кадрового делопроизводства определяется отдельными инструкциями, утвержденными соответствующими распоряжениями председателя территориальной комиссии.

Инструкция разработана на основании федеральных законов "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации" от 12 июня 2002 г. № 67-ФЗ, "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" от 2 мая 2007 г. № 59-ФЗ, законов Саратовской области, Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, с учетом Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76, постановлений и иных нормативных актов ЦИК России, избирательной комиссии Саратовской области, регламента территориальной комиссии, с использованием ГОСТа Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
Работа с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти", за исключением документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, обращающихся в рамках функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации.
1.2. Правила оформления документов и порядок работы с ними, предусмотренные Инструкцией, обязательны для членов территориальной комиссии и государственных гражданских служащих аппарата территориальной комиссии (далее - гражданские служащие) и лиц, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы, а также лиц, привлекаемых по гражданско-правовым договорам.
1.3. Работники, поступившие на государственную гражданскую службу в аппарат территориальной комиссии, должны быть ознакомлены под подпись с текстом Инструкции.
1.4. Ведение делопроизводства территориальной комиссии осуществляет председатель территориальной комиссии.
1.5. В случае ухода в отпуск, выезда в командировку, болезни, увольнения исполнителя документов председатель территориальной комиссии дает указание передать неисполненные документы другому исполнителю.
1.6. Делопроизводство в территориальной комиссии осуществляется с использованием программного изделия "Дело" подсистемы автоматизации административной деятельности Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы", входящей в состав специального программного обеспечения (далее - ПИ "Дело"), либо с использованием других регистрационных форм (карточной или журнальной системы регистрации документов).
Доступ к ПИ "Дело" осуществляется в соответствии с распоряжением председателя территориальной комиссии.
Работа с документами территориальной комиссии основывается на принципе однократной регистрации документа.
1.7. Инструкция и изменения в нее утверждаются решением территориальной комиссии.
1.8. В Инструкции используются следующие понятия:
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
внутренний документ - документ, подготовленный в территориальной комиссии, не выходящий за ее пределы;
входящий документ - документ, поступивший в территориальную комиссию;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;
докладная записка - внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего должностного лица и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот территориальной комиссии;
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления;
дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;
заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
исходящий документ - документ, отправляемый из территориальной комиссии;
контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в территориальной комиссии, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;
нормативные документы - совокупность инструктивных материалов, рассчитанных на постоянное или многократное действие и содержащих какие-либо нормы, правила, предписания;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
письменное обращение гражданина - направленное в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменное предложение, заявление или жалоба;
письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, гражданами;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
поручение - документ, предписывающий выполнение тех или иных заданий;
регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;
регистрационная форма - система регистрации, используемая в территориальной комиссии при регистрации документов (ПИ "Дело", карточки или журнал);
реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа;
срок исполнения документа - срок, установленный нормативным правовым актом, организационно-распорядительным документом, указаниями по исполнению документа или поручением;
указания по исполнению документа - реквизит, состоящий из надписи на документе или на отдельном листе установленной формы, сделанной должностным лицом;
учет документов - фиксация факта получения документов без проставления на них регистрационных штампов;
формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленная на бумажном носителе.

2. Прием, регистрация и прохождение поступающих документов

2.1. Документы в территориальную комиссию доставляются через отделение связи (почтой, телеграфом), фельдъегерской или специальной связью, нарочным или передаются на личном приеме граждан председателю (заместителю председателя, секретарю, членам) территориальной комиссии.
Документы могут поступать в территориальную комиссию по каналам связи Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы" средствами электронной почты ПИ "Дело", на официальный почтовый ящик территориальной комиссии в сети Интернет и по факсимильной связи.
2.2. Прием, первичная обработка и регистрация поступающих документов производятся председателем территориальной комиссии с использованием ПИ "Дело" либо карточной (приложение № 1), либо журнальной (приложение № 2) системы регистрации документов ежедневно в часы работы территориальной комиссии, кроме выходных и нерабочих праздничных дней.
Порядок получения и регистрации документов после окончания рабочего дня, в выходные и нерабочие праздничные дни, в период подготовки и проведения избирательных кампаний устанавливается председателем территориальной комиссии либо определяется решением территориальной комиссии.
2.3. Поступившие документы подразделяются на регистрируемые и не подлежащие регистрации (приложение № 3).
2.4. При вскрытии конвертов, поступающих фельдъегерской или специальной связью, по почте, проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы не регистрируются, пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
2.5. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, председателем территориальной комиссии составляется акт установленной формы в двух экземплярах (приложение № 4). Один экземпляр акта посылается отправителю, другой приобщается к принятым документам.
На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка "Документ получен в поврежденном виде".
2.6. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случае, если только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов, если они содержат документы, которые поступили из-за пределов территории Российской Федерации, из судов, следственных органов, либо договоры, претензии, исковые заявления, документы, связанные с размещением заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд.
2.7. Конверты с заявками на участие в торгах на закупки товаров, выполнение работ, оказание услуг, поступившие по почте либо нарочным, принимаются ответственным за организацию торгов, не вскрываются и учитываются в журнале.
2.8. Пакеты с пометкой "Лично" учитываются по пакетному журналу и передаются адресатам в закрытом виде под подпись.
2.9. При регистрации поступившего документа в регистрационной форме обязательно вводятся следующие реквизиты: вид документа, его исходящий номер и дата, данные о корреспонденте (адресанте) (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение отправителя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров (в регистрационной карточке).
Регистрационный штамп с указанием входящего номера, даты и времени регистрации проставляется, как правило, в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа зарегистрированного документа. При необходимости указывается время регистрации (часы и минуты). На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится.
На копии документа входящий номер проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа.
Нумерация поступивших документов осуществляется в пределах календарного года.
При регистрации документа, являющегося ответом на исходящий документ или присланного в дополнение к ранее направленному документу, в регистрационной форме делается соответствующая ссылка.
К повторным документам прикладывается информация о ранее поступивших документах и результатах их исполнения, которая передается ответственному за его исполнение.
2.10. Зарегистрированные документы рассматриваются председателем территориальной комиссии, затем после перенесения указания по исполнению документа в регистрационные формы передаются исполнителям под подпись.
2.11. Исполненные документы списываются в дело председателем территориальной комиссии и помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел территориальной комиссии.

3. Основные требования к подготовке и оформлению документов

3.1. Документы оформляются на бланках установленной формы, изготовленных типографским или компьютерным способом (приложение № 5).
В территориальной комиссии могут быть установлены следующие виды бланков:
бланк протокола заседания территориальной комиссии;
бланк решения территориальной комиссии;
бланк распоряжения председателя территориальной комиссии;
общий бланк территориальной комиссии (для подготовки любого вида документа, кроме письма);
бланк письма территориальной комиссии.
3.2. Документы оформляются в соответствии с Требованиями к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов (приложение № 6).
3.3. При подготовке и оформлении документов члены территориальной комиссии и гражданские служащие аппарата территориальной комиссии, лица, замещающие должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы, а также лица, привлекаемые по гражданско-правовым договорам, должны соблюдать правила оформления реквизитов документов, изложенные ниже.
3.3.1. Дата документа
Датой документа является дата его подписания, утверждения. Датой протокола является дата заседания, а акта - дата события.
Датой документа, изданного совместно двумя и более организациями, является дата более поздней подписи.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например:

17.01.2014

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:

17 января 2014 г.

3.3.2. Регистрационный номер документа
Например, для входящих документов - это порядковый номер, для исходящих документов - индекс дела по номенклатуре и через косую черту - порядковый номер документа.
Регистрационный номер документа, изданного совместно двумя и более организациями, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.
3.3.3. Ссылка на исходящий номер и дату документа
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.
3.3.4. Адресат
Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу.
Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения. Наименование организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:

Правительство Саратовской области
Правовое управление

Если документ адресуется должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. При этом инициалы указываются перед фамилией, например:

Правительство
Саратовской области
Начальнику отдела
А.В. Александрову

Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю, наименование организации должно входить в наименование должности адресата, например:

Секретарю Центральной избирательной
комиссии Российской Федерации
Н.Е. Конкину

Если документ адресуется организации, сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Всероссийский
научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.
Допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, местного самоуправления, организаций.
Почтовый адрес указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 "Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи".
Если документ отправляется в несколько однородных государственных органов или организаций, их следует указывать обобщенно, например:

Председателям участковых избирательных
комиссий

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывается.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки установленной формы (приложение № 7), который подписывается председателем территориальной комиссии.
При адресовании документа физическому лицу вначале указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Агеевой А.И.

ул. Космонавтов, д. 42, кв. 1, г. Энгельс,
Саратовская область, 413100

3.3.5. Гриф утверждения документа
Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек и прописными буквами и на следующей строке - наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, дата утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ
Председатель территориальной комиссии
Саратовского муниципального района
личная подпись инициалы, фамилия
Дата

При утверждении документа постановлением, протоколом, решением, распоряжением гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) без кавычек и прописными буквами, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕН
решением территориальной комиссии
Вольского муниципального района
от 15 февраля 2013 г. № 28/35-3

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа. В грифе утверждения допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки.
3.3.6. Указания по исполнению документа (резолюция)
Указания по исполнению оформляются на подлиннике документа на свободном от текста месте. Указания по исполнению документа включают фамилии и инициалы исполнителей, при необходимости - содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

Сизову А.Ю.
Григорьеву В.С.

Прошу рассмотреть и дать ответ
к 15.02.2013

Личная подпись
Дата

3.3.7. Заголовок к тексту документа (наименование документа)
Заголовок к тексту документа должен кратко и точно раскрывать его содержание и быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы:

"о чем (о ком)?", например:

Распоряжение
О создании Экспертной комиссии

"чего (кого)?", например:

Должностной регламент
ведущего специалиста-эксперта

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
Заголовок к документам, оформленным на бланках формата А5, а также к телеграммам не составляется.
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок располагается на первом листе над текстом документа по центру, а при оформлении документа на угловом бланке - от границы левого поля.
3.3.8.